ميز كار مرتب در مديريت زمان

قبل از هر چيز يك عذر خواهي به عزيزاني كه بذل عنايت كردند و با كامنتهايشان مرا شرمنده كردند بدهكارم به خاطر اينكه كامنتهايشان بي پاسخ مانده بود ولي واقعيت اين است كه به دليلي كه خودم هم نميدانم چرا من نميتوانم خودم براي خودم كامنت بگذارم!! وبلاگهاي ديگر بلاگر را امتحان كردم ولي درست كار ميكرد و فقط در وبلاگ خودم اين مشكل را دارم و صفحه خطا ظاهر ميشود.
ولي نگراني من از اين است كه كسان ديگري نيز اين مشكل را داشته باشند. لذا اگر شما هم نميتوانيد در اين وبلاگ كامنت بگذاريد لطفا قبول زحمت فرموده و مرا از طريق ايميل با خبر كنيد

آمر جان شما كه هميشه مرا شرمنده بزرگواري خود فرموده ايد. در كنار بزرگواراني چون شما بودن غنيمتي بود كه اميدوارم اين افتخار را از دست ندهم.
خانم سارا شما مثل هميشه لطف داشتيد. از شما سپاسگزارم.
هادي خان جوابت را در وبلاگت نوشته ام.
مهدي جان من با اينكه دكترايش را قبول كنم يا نكنم كاري نداشتم ولي به نظرم تجربيات و حرفهاي كسي كه دو دوره (اگر اشتباه نكنم) وزير يكي از وزارتخانه هاي مرتبط با رشته تحصيلي ام را داشته است شنيدني است و حتي عبرت آموز و درس گرفتني. و من از اين بابت استفاده زيادي در همان ساعات محدود بردم
از خانم شهلا كه هم نويسنده قابل و هم از انديشمندان علاقمند به مباحث تفكر سيستمي هستند نيز سپاسگزارم. از نقطه نظرات شما در پستهاي وبلاگتان استفاده ميكنم
از سعيد خان و ناصر جلالي عزيز و علي يوسفي نيز سپاسگزارم.
در همينجا از همه عزيزاني كه با كامنتها و اظهار نظرهايشان مرا در نوشتن تشويق ميكنند sپاسگزاري ميكنم

در هفته گذشته سه ملاقات حضوري در دفترم داشتم كه همه اين افراد يك نقطه مشترك را بيان كردند و آن اينكه خوش به حالم كه كارم كمه!

كساني كه با من آشنا هستند خوب ميدانند كه اتفاقا كارهاي زيادي را همزمان انجام ميدهم كه بسياري از آنها هم فكري هستند و هم تمركز زيادي را ميطلبند چون همواره به خاطر تفكر و ديد سيستمي ام جزئيات زيادي را و تعاملاتشان را با هم ميبينم و معمولا قبل از پرداختن به خود پروسه، فلسفه وجودي كار و اينكه اساسا ميخواهيم چه كار كنيم و آينده اش چه خواهد شد و ... را با هم ميبينم و همين فكر و تمركز زيادي را ميطلبد. بگذريم.
ولي اينكه چرا هر سه نفر اين حرف را زدند و اينكه قبلا هم اين را شنيده بودم، انگيزه اي شد كه اين پست را بنويسم و آن يك دليل اصلي دارد كه ميز مرتب من است!! چون خيلي ها وقتي ميز خلوت مرا ميبينند فكر ميكنند كه كاري براي انجام ندارم.
براي همين قصد دارم در اين خصوص برايتان بنويسم.

احتمالا همه شما عكس سه سال قبل من در حاليكه پشت ميزم هستم را در يكي از پستهاي اوليه ديده ايد. ميزي پر از كاغذ و مخلفات مختلف.
ولي امروز ميز كارم خيلي خلوت است. دليلش هم اين نيست كه كارم كم شده است بلكه به عبارتي از تكنيكهاي مديريت زمان بيشتر استفاده كرده ام و سعي ميكنم در اين پست چند نكته كليدي را با شما در ميان بگذارم.
ولي اين نكات اصلا به درد همه نميخورد. برخي از افرادي كه بسياري از آنها را از نزديك مشاهده كرده ام (مثل برادرم يا يكي از كاركنانم) هميشه در محيط شلوغ و نامنظم (البته از نظر ما) كار ميكنند در حاليكه اتفاقا از نظر خود آنها همه چيز خيلي هم منظم در جاي خودش است و اگر شما چيزي را از آنها بخواهيد به سرعت حتي سريع تر از من و شمايي كه فضاي خلوت تري را براي خود تنظيم كرده ايم پيدا ميكنند.
خطاب اين پست در اصل به كساني كه است در محيط خلوت تر بهتر فعاليت ميكنند.

خوب ميدانيد كه همانقدر كه تمركز ميتواند باعث شود كه در مدت زمان كمتري كارتان را با دقت بيشتري انجام دهيد عدم تمركز بر عكس آن تمام كارها را ناقص ميگذارد. اگر شما هم مثل من در ميز كاري خلوت تر تمركزتان بيشتر است، پيشنهادهايم را مورد توجه قرار دهيد. من براي اينكه ميز كاري خلوتي داشته باشم اينگونه عمل كردم:

1- رفتم سراغ كشوهاي ميزم. وسيله اي گرانبها كه بيشتر مواقع نميدانيم چگونه از آن استفاده كنيم و چه چيزي را بايد يا نبايد در آن بگذاريم و حتي گاها هر چيزي در آن يافت ميشود.
شايد تعجب كنيد از اينكه بيشتر آنچه در كشوها يافت ميشود ديگر به درد نميخورند چون مربوط به زمان خودش بوده اند و شما لازم نيست الان اقدامي روي آن صورت دهيد چون يا براي شما اولويت نداشته اند يا كارهايي با اولويت بالاتر مانع از آن شده اند كه روي آنها كار كنيد. به هر حال اين اتفاق افتاده است كه شما زمان انجام آن كارها را از دست داده ايد. يا بايد بايگاني كنيد، يا دور بريزيد و يا اينكه اگر واقعا ارزش كار كردن دارد براي آن برنامه اي مشخص اختصاص دهيد

2- بعد از خلوت كردن كشوها نوبت سطح ميز شماست.
من از چيزي به اسم كازيه استفاده نميكنم. چون باعث ميشود چيزي در آن قرار دهم به اميد آنكه بعدا به آن مراجعه كنم و كارش را انجام دهم و اين خودش سطح ميز مرا اشغال ميكند و بعد از مدتي پر ميشود از نامه هاي گوناگون
همه لوازم اداري ميزتان را مرتب كنيد.
ببينيد واقعا لازم است همه آنها را روي ميز بچينيد؟ يا اينكه ميشود يكي از كشو ها را به لوازم تحرير و ملزومات اداري اختصاص داد؟ مثلا سالها منگنه و پانچ من روي ميزم بود. الان جز جاي خودكاري و يادداشت و تقويم روميزي و جاي كارت ويزيت و البته مونيتور و كيبرد و موس چيزي روي ميزم نيست
پيشنها ميكنم شما نيز اينگونه عمل كنيد. فرض كنيد همين الان هيچ كاري نداريد كه بايد انجام شود. در آن صورت روي ميزتان چه چيزهايي بايد باشد؟ بقيه را به كشو منتقل كنيد.
ميماند كارهايي كه منتظر نظر لطف شما هستند. نامه ها و بروشورهاي پست شده و مجلات و كارتابل و ... كه چند هفته است وقت نكرده ايد سري به آنها بزنيد.
جاي آنها روي ميز شما نيست. همه را سريع مرور كنيد و طبقه بندي كنيد. مثلا مجلات را جدا كنيد براي اينكه در ساعات بعد از ناهار ورقشان بزنيد و آنها را به منشي تان بسپاريد تا هر روز بعد از ناهار يكي از آنها را برايتان بياورد.
نامه ها را هم بعد از اولويت بندي بدهيد به منشي تا بر اساس اولويتي كه خودتان تعيين كرده ايد برايتان بياورد و از انباشته شدنشان روي ميزتان جلوگيري شود.
با اين كار ظرف مدت كمي كارهاي عقب افتاده را انجام داده و به روز ميشويد. يعني چون خودتان نتوانسته ايد لذا براي انجامش از منشي تان كمك گرفته شد.
اگر حجم نامه هاي ورودي به ميز شما بيش از توانايي شماست بايد يك بازنگري جدي روي اين موضوع انجام دهيد. شايد واقعا لازم نيست همه آنها را شخص شما ببينيد و منشي شما يا دبيرخانه بتواند آنها را بين ساير مسئولان شركتتان تقسيم كنند

3- برخي از كارها هستند كه يك روزه نميشود تمامش كرد. اسمش را بگذاريم پروژه. مثلا چون كار سنگيني است و نميشود يك روزه تمامش كرد به آن پروژه ميگوييم.
اين اصطلاح را براي رساندن مفهوم اين پست استفاده ميكنم. اتفاقا بد هم نيست در ذهنتان همين نام شكل بگيرد.
براي هر كدام از آنها يك فولدر يا پوشه جداگانه اختصاص دهيد و در يكي از كشوها قرار دهيد.
هر بار فقط يكي از آنها را مطالعه كنيد تا با اصل تمركز بتوانيد با راندمان بيشتري كارهايش را پيش ببريد.
اين پوشه تنها چيزي است كه بايد سطح ميز شما را اشغال كند.
هر بار هم كه جلسه داشتيد چند دقيقه قبل از جلسه آن را مرتب كنيد و ببنديدش و در يكي از كشوها كه خاص كار جاري است قرار دهيد.
تا اينجا فقط از سه كشو استفاده كرديم. اگر ميز شما كشوهاي بيشتري دارد ميتوانيد استفاده هاي بيشتري از ميزتان ببريد
پوشه پروژه جاري من رنگش با بقيه پوشه هاي كشو متمايز است

4- اصولا اگر مدير ارشد هستيد نبايد كار اجرايي زيادي بر عهده شما باشد چرا كه ممكن است در ساعات مختلفي مجبور به ترك شركت يا برگزاري جلساتي حتي در خود شركت شويد و اين مغاير عهده دار شدن كار اجرايي است چون در كار اجرايي ممكن است مشتري (حتي كاركناني كه براي كار به شما مراجعه ميكنند مشتري شما هستند) براي انجام كاري سر برسد و شما آماده ارائه خدمت نباشيد
لذا كارهايتان را حتما بازنگري كنيد. واقعا لازم نيست همه كارها را شما انجام دهيد. يكي از دلايل اصلي اش اين ميتواند باشد كه فردي داراي صلاحيت نداريد كه كار را با او بساريد ولي اين هم دو دليل عمده ميتواند داشته باشد. يكي آنكه يا فكر ميكنيد كسي بلد نيست مثل شما كار انجام دهد يا اينكه واقعا نتوانسته ايد زير دستان خودتان را آموزش دهيد تا قبول مسئوليت كنند. شايد هم شرايط را طوري ايجاد كرده ايد كه مسئوليت داشتن يعني ريسك بسيار بالا كه كسي حتي جراتش را هم نميكند.

البته نكاتي كه گفتم همه چيز نيست ولي فكر ميكنم با عمل كردن به موارد بالا تغييرات عمده اي در آرامش فكري و افزايش تمركز شما صورت بگيرد.
البته اگر كارمندي هستيد كه ممكن است با اين كار تصور كار نكردن را در مديرتان ايجاد كنيد بهتر است به توصيه هاي فوق عمل نكنيد چون ممكن است اخراج شويد!!

چند كتاب جالب انتشارات خودمان را نيز با تخفيف بسيار ويژه در منوي سمت چپ وبلاگم قرار دادم كه اگر دوست داشتيد ميتوانيد از اين فرصت براي سفارش آنها استفاده كنيد
خوشبختانه فردا امتحان تحليل محيط دارم و گرنه اين پست از اين هم طولاني تر ميشد

باز هم بلاگ رولينگ فيلتر شده است. دوباره ليست لينكهاي مورد علاقه ام ناپديد شده اند. اميدوارم زودتر مشكلش رفع شود و به شرايط عادي بازگردد.

راستي داشت يادم ميرفت. براي يكي از پروژه هاي مشاوره اي و پياده سازي سيستمهاي مديريتي در يك پروسه يك ساله به همراهي يك كارشناس مديريت نياز خواهم داشت. اگر ليسانس مديريت هستيد و تجربه يا دانش كافي در رشته خود داريد برايم ايميل بفرستيد. قبل از آغاز همكاري بايد مرا قانع كنيد كه در زمينه پياده سازي نظامهاي اجرايي سازماني قابليتهايي داريد و ميتوانيد به من كمك كنيد. اين احتمال نيز وجود دارد كه در صورت اثبات شايستگي در طول اجراي پروژه و در زمان پايان آن به استخدام آن شركت در بياييد.

برنده به بررسي دقيق يك مشكل مي‌پردازد.
بازنده از كنار مشكل مي‌گذرد و آن را حل نشده، رها مي‌كند.

برنده ثروت‌اندوزي را وسيله‌اي براي لذّت‌بردن از زندگي مي‌داند.
بازنده مال‌اندوزي را هدف خود قرار مي‌دهد
برگرفته از كتاب برندگان و بازندگان